Öncelikle, HTML editörü kullanarak HTML imza tasarlamanız gerekmektedir. İmza tasarımı yapılırken dikkat edilmesi gerekenler aşağıda listelenmiştir.

• Kodlarınızın olabildiğince sade olmasına özen gösterin.
• Javascript ve Flash komutlarınız çalışmayacaktır. Kullanmamaya özen gösterin.
• İmza içinde kullandığınız resimleri internet üzerinden link (örneğin : <img src="https://www.domaininiz.com/signature.jpg" />) olarak çekmeniz gereklidir. Resimleri eklerseniz her attığınız mailde imza içerisindeki resimler dosya ekli (Attach) olarak gitmektedir.
• Yerleşimleri Table kullanarak hazırlayın.
• Mail imzaları External CSS'i ve CSS3 gibi yeni öznitelikleri desteklememektedir. Stil komutlarınızı HTML içerisine yazın.
• Arka plan resmi kullanmamaya dikkat edin. Bazı Clientler arka planı desteklememektedir.

.htm uzantılı HTML imzanızı hazırladıktan sonra;

• Klasör seçeneklerinden gizli dosyaları görüntülenmesine izin verin.
• C:Users > KullanıcıAdı > AppDataRoaming > Microsoft > Signatures yolunu takip edin.
• Klasör ve .htm uzantılı dosya dışındaki her şeyi silin.
• Birden fazla imzanız varsa aynı isimli bir .htm dosyası ve bir klasör kalsın.
• .htm dosyasını HTML editörü ile açın.
• Hazırladığınız imza kodlarını yapıştırıp kaydedin.

HTML imzanızı Outlook üzerinde kullanabilirsiniz.